Aufräumen leicht gemacht: So kannst du in deinem Zimmer und am PC Ordnung halten!

Wie kannst du dir das Aufräumen leicht machen? Expertentipps

Willst du dein kreatives Chaos managen, Ordnung halten und klarer Denken?

• Stapeln sich auf deinem Schreibtisch Dokumente und Tassen wie ein Jenga-Turm?
• Suchst du täglich irgendwelche Dinge? Vermisst du eine Struktur in deinen Unterlagen?
• Trippelst du auf Zehenspitzen in die Küche, aus Angst, die Abwaschburgen könnten einstürzen?
• Suchst du den Locher und findest dabei das Buch, das du letzte Woche hättest abgeben müssen?

 

Dann ist es höchste Zeit, mal richtig aufzuräumen und auszumisten! Denn all dieser Krimskram proviziert das Prokrastinieren wichtiger Aufgaben.

Hier findest du einen Auszug aus den „Golden Rules“ mit denen Aufräumen ganz leicht erledigt ist.

 

Neben dem schönen Gefühl, in einer sauberen Umgebung zu arbeiten, hat die Reduktion von Ballast motivations- und konzentrationsfördernde Effekte.

Unordnung und chaotische Abläufe kosten Zeit und Energie.

Ordnung im Umfeld = Ordnung im Kopf.

Ich erläutere nun Prinzipien, die es dir ermöglichen, Ordnung im Handumdrehen zu schaffen, deinen Arbeitsplatz besser zu organisieren und deine Denkleistung zu unterstützen.

Und die Tricks und Ordnungs-Methoden helfen!

Mit ein paar Tricks gelingt es mir inzwischen, alles, was ich suche, innerhalb von zwei Minuten wiederzufinden.

Neben der Zeitersparnis habe ich viel mehr gewonnen, als nur einen vorzeigbaren Schreibtisch: Die Klarheit in meinem Umfeld überträgt sich auf mein Denken und meine Arbeitsprozesse.

 

 

1. Nutze alle sechs Wände

Die Grundflächen von Schreibtisch und Zimmer sind begrenzt. Zum Glück haben wir eine dritte Dimension: Neben den Fußböden und Tischflächen haben wir vier Wände und eine Decke zur Verfügung.

Deswegen solltest du so viel wie möglich:

Aufhängen

Regale anschrauben, das Telefon und die DSL-Dose an die Wand montieren; einen Schlüsselanhänger und Kleiderhaken an der Tür anbringen, damit beim Gehen alles griffbereit ist. Eine Wäschestange an die Wand montieren, um den Stuhl zu befreien. Eine Pinnwand benutzen, um die Zettel in der Senkrechten zu befestigen.

Hinstellen

Sammle Kataloge, Prospekte, Zeitschriften, Hefter in offenen Stehordnern. Das garantiert schnellen Zugriff bei wenig Platzbedarf. Ordner hingegen sind nur für Dinge zu empfehlen, die wirklich fein säuberlich abgeheftet werden müssen.

Stapeln

Besorge eine Briefablage (auch „Ablagekästen“ genannt), die du beliebig übereinander stapeln und bei der du von vorn zugreifen kannst. Unbedingt gut und lesbar beschriften! Hilfreich: eine durchsichtige Schreibtischunterlage, unter die du wichtige Informationen (Jahresziele, Projektpläne, Kalender, Öffnungszeiten, Visitenkarten) legen kannst.

Hängeregister sind in puncto Flexibilität, Zugriffsgeschwindigkeit, Wiederauffindbarkeit und Praktikabilität unschlagbar. Etwas wegzusortieren ist denkbar einfach: Schublade auf, Papier in die Hängemappe legen, Schublade zu. Das lästige Ein- und Ausheften entfällt. Und wenn du gerade an einem Prozess arbeitest, nimmst du die Mappe einfach raus. Beschrifte konkret:

• Z.B.: „Laufendes Projekt X“, „Angebote“, „Geschäftspartner Y“
• Statt „Sonstiges“ » „Zu sortieren“; Statt „Zukünftiges“ » „Jeden Monat 1x durchsehen“
• Bilde sinnvolle (nicht zu breite, nicht zu detaillierte) Untergruppen.

 

Hängeregister und Briefablagen ermöglichen schnellen Zugriff und flexible Strukturierung, erlauben aber gleichzeitig eine klare Trennung der Kategorien. Unbedingt Etiketten verwenden und genau draufschreiben, was drin ist!

 

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2. Sei Prozessmanager

Bisher haben wir deine Arbeitsumgebung gehörig umstrukturiert. Die Kategorien sind festgelegt, die Dinge nach dem Prinzip „Gleiches zu Gleichem“ sortiert. Dennoch war das eine eher statische Betrachtung. Nun aber wirst du zum Prozessmanager befördert!

Es gilt, optimale Kriterien und Ordnungsregeln für deine Prozesse zu finden. Und die sind nun mal für jeden anders. Die wichtigsten Arbeitsprozesse und Abläufe müssen sich auch in der Organisation widerspiegeln, dann werden die Prozesse optimal unterstützt. Der Spieß wird ab heute umgedreht: Du musst dich nicht mehr der Ordnung unterwerfen, sondern die Ordnung dir!

 

Aktion! Analysiere:

• Welche Vorgänge bearbeitest du im Normalfall?
• Welche Prozesse wiederholen sich?
• Welche Informationen werden immer wieder gebraucht?

Passe deine Ablage entsprechend an. Prüfe regelmäßig, ob die Kategorien, Aufgaben/Arbeitsweisen sich verändert haben.

 

Beispiele gefällig?

Ich zog oft um und musste meine Arbeitsbedingungen neuen Gegebenheiten anpassen: Das 9m²-Studienzimmer in London verlangte äußerste Kreativität bei der Unterbringung der Sachen. Dann war ich in China und besorgte einen Bürostuhl und einen Drucker und funktionierte das Apartment zum Büro um. So konnte ich selbst bei recht kurzem Aufenthalt ein kleines Büchlein schreiben. Ich hätte auch über die schlechten Bedingungen klagen können. Doch wozu? Mit ein wenig Überlegung konnte ich mich überall gut und schnell reorganisieren. Was mir dabei half, waren jeweils nur ein paar Minuten Nachdenken über bessere „Produktionsbedingungen“ und der einmalige Gang zum Bürobedarf-Laden.

… und noch eine weitere Anpassung, die ich vornahm:

Früher bin ich zur Literaturrecherche in die Bibliothek gefahren, habe nach Büchern gesucht (dumm, wenn diese nicht da waren), habe die Quellen herausgesucht, kopiert und bin nach Hause gefahren. Das dauerte 2–4 Stunden. Am nächsten Tag habe ich die Texte gelesen und ausführlich zusammengefasst. Dann abgelegt. All das kostete so viel Zeit, dass ich pro Tag im Durchschnitt vielleicht drei Fachartikel lesen konnte.

Für meine Promotion änderte ich den Prozess: Ich beginne nun zu Hause am Rechner mit der Recherche und habe durch einen Online Zugang zur Bibliothek die Möglichkeit, circa 90 Prozent der Artikel elektronisch herunterzuladen. Statt diese wie bisher auszudrucken und gründlich zu lesen, überfliege ich sie lediglich (je circa 30 Minuten) und schreibe sofort eine Zusammenfassung. Dann arbeite ich nur noch mit den Zusammenfassungen, bis ich merke, dass mir Detailwissen zu bestimmten Texten fehlt. Erst dann lese ich nochmals im Detail nach.

Da die Ablage elektronisch erfolgt, habe ich die Artikel überall und sofort „griffbereit“. Dieser neue Prozess eliminierte zeitraubende Tätigkeiten: Wegstrecken zur Bibliothek, Ausdrucken, Sortieren und Ablage der Literatur. Zusammen mit meinen Lesetechniken (siehe E-Book „Lesen“) schaffe ich es nun, einen Durchlauf von 10–20 Artikeln am Tag zu haben! Eine Effizienzsteigerung um das Fünf- bis Zehnfache, nur durch eine halbe Stunde Nachdenken über den optimalen Prozess!

 

Prozess-Prüfung in 5 Schritten

• Erfasse alle Prozesse eines Projekts: Wann machst du welche Tätigkeit? Mit welchem Ziel? Welche Schritte müssen vorher erledigt sein?
• Visualisiere die Prozesse (Skizzen, Flow-Charts, Listen)
• Identifiziere die Kernprozesse: Was beansprucht die meiste Zeit, was bringt den größten Nutzen?
• Was kannst du vereinfachen, bündeln, weglassen?
• Zeichne eine neue Skizze und gehe den Ablauf in Gedanken durch. Funktioniert er? Bist du nicht sicher, probier es einfach aus!

 

 

 

So kannst du leichter Kategorien bilden:

 

 

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3. Nimm dir wöchentlich eine Stunde Zeit für Optimierungen

Viele Menschen verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit Suchen, unnützem Papierkram und doppelter Arbeit. Nimm dir wöchentlich eine Stunde Zeit für die Organisation, Systematisierung und Automatisierung. Warum nutzt du nicht freitags deine letzte Arbeitsstunde dazu, die nächste Woche effizienter zu machen? Dann ist man meistens eh etwas abgekämpft und es wäre doch ein nettes Ritual zum Wochenabschluss, oder? Du könntest zum Beispiel:

• Online-Überweisungen in Auftragsvorlagen speichern oder per Lastschriftverfahren abbuchen lassen.
• Reisechecklisten entwerfen, um gedanklichen Aufwand beim Packen zu reduzieren, und voller Zuversicht (da mit Sicherheit an alles gedacht wurde) abfahren.
• Dem Praktikanten Excel erklären und einen Arbeitsschritt delegieren.
• Die Hängeregister und Order durchgehen, Schreibtisch und Ablage aufräumen.
• Den Anrufbeantworter besprechen und vermerken: “Schreiben Sie mir bitte eine E-Mail“ statt: „Ich rufe Sie zurück!“
• Die Autoreply-Funktion verwenden und den anderen darauf hinweisen, dass man an der „Slow-Mail-Bewegung“ teilnimmt und seine E-Mails nur zweimal täglich kontrolliert. Damit betreibst du aktives Erwartungsmanagement.
• Eine „FAQ“-Fragenliste ausarbeiten und auf deine Webseite stellen, das vermindert wiederkehrende Anfragen.
• Den Standard-Text für Kundenanfragen oder Bestellbestätigungen speichern. Statt solche Texte immer wieder neu zu schreiben (und eventuell Fehler zu machen) können diese immer weiter optimiert werden.
• Ausschreibungen genauer auf die Zielgruppe anpassen (z.B. bei Stellenanzeigen nicht: „Suche Webdesigner“, sondern „Suche PHP-erfahrenden, kreativen Mitarbeiter, der mitdenkt und bereit ist, für 8 Euro/h 2 Tage die Woche für unseren kleinen Verlag zu arbeiten.“
• Deinen Mitarbeitern wichtige Produktivitätsprinzipien erklären.
• Einen Wochenplan schreiben.
• Die Aufgaben für die Woche durchdenken und To-do-Liste schreiben.

 

 

4. Nutze dein externes Gedächtnis

Denken kann durch externe Einflüsse verbessert werden. Lernpsychologen forschen zum Beispiel über „Distributed Cognition“, also eine Art „verteiltes Denken bzw. Wissen“. Ein Beispiel: Kein Pilot könnte ein Flugzeug ohne technische Hilfsgeräte steuern. Er wäre unmöglich in der Lage, alle wichtigen Parameter zu messen und zu überwachen. Doch dafür gibt es Anzeigen und Instrumente, die ihm einen Großteil der Arbeit abnehmen. Sie schlagen aus, wenn gewisse Sollwerte überschritten werden. Der Pilot muss also nicht immer alles ständig kontrollieren, sondern kann sich auf die wichtigen Steuerungsaktivitäten konzentrieren. Möglich wird das durch das Wissen anderer schlauer Menschen, das in den Instrumenten quasi „eingebaut“ ist. Es hilft ihm, trotz seiner beschränkten Aufmerksamkeit ein so komplexes System zu steuern.

Die Entwicklung der Menschheit war nur möglich, weil wir begonnen haben, unsere begrenzten Möglichkeiten durch den Gebrauch von Werkzeugen zu erweitern. Durch die Erfindung des Rades konnten wir uns schneller fortbewegen. Durch die Schrift wurde es möglich, detailliertes Wissen dauerhaft zu speichern. Erst Werkzeuge ermöglichten bestimmte Tätigkeiten und Fortschritte. Ohne einen Hammer würden wir nie einen Nagel in die Wand schlagen können. Ohne einen Stift keine Zeile schreiben. Und ohne Taschenrechner könnten wir keine komplexen Rechenoperationen vollführen. Es gilt dabei: je besser das Werkzeug, desto besser das Denken.

Suche dir deswegen moderne Werkzeuge, die dein Denken schneller, übersichtlicher oder effizienter machen und solche, die dich zu Dingen befähigen, zu denen du vorher nicht imstande warst. Ich war z.B. lange unzufrieden mit meinem PC: ständig diese Abstürze, die ewigen LadeWartezeiten. Ein neuer Rechner war also lange überfällig. Doch ich bin gleich umgestiegen auf einen Mac; damit ist auch das Viren-Thema praktisch vom Tisch (es gibt praktisch keine Viren für Macs). Doch nicht nur die Hardware, vor allem auch die Software unterstützt effektives Arbeiten. Durch ausgereifte Programme kann ich Dinge machen, von denen ich vorher nur träumen konnte: Das Text-Layoutprogramm „Pages“ bietet viele gute Standard-Layouts, die extrem einfach umzumodeln sind. Ich kann jetzt z.B. einen Flyer in 30 Minuten fertig stellen, für den ich vorher zwei Stunden gebraucht hätte.

Ich will gar nicht zu viel Werbung für Apple machen, denn es gibt natürlich auch gute Windows-Programme. Nutze einfach die Potenziale, die dein System bietet! Halte Ausschau nach neuen Programmen und Techniken, die dir das Arbeiten erleichtern. Lerne vor allem den Umgang mit der Software, wie Word und PowerPoint. Es gibt so viele Kniffe/Funktionen, die dir Stunden Arbeit sparen und das Ergebnis verbessern. Zum Beispiel:

• Die Umstellung auf Outlook (oder Thunderbird) z.B. lässt dich E-Mails auch offline bearbeiten. Du hast unbegrenzt Speicher, eine übersichtliche Adressverwaltung und kannst schneller sortieren.
• Die Kalenderfunktion von Outlook erinnert dich automatisch an Geburtstage und Termine, wenn du diese längst vergessen hast.
• „Formatvorlagen“ für Überschriften in Word lassen dein Dokument stets einheitlich erscheinen und die Erstellung des Inhaltsverzeichnisses funktioniert automatisch.
• Die „Desktop-Suche“ von Google oder „Spotlight“ (Mac) findet deine Dateien zehnmal schneller als du.
• Ich denke, dir fallen sicher weitere Bereiche ein, die du einmal näher betrachten solltest … Der Computer nimmt enorm viel Arbeit ab. Er macht Dinge ungleich schneller und eleganter als du. Um aber das volle Potenzial herauszukitzeln, solltest du dich regelmäßig fortbilden, neue Tricks ausprobieren und deinen Umgang mit diesem Gerät schulen.

 

Weitere Ideen, wie du den PC oder MAC Computer besser ausnutzt:

• Fotografiere Dinge ab. Dinge, an die wir uns gern erinnern, die aber unverhältnismäßig viel Platz einnehmen, können wir einfach abfotografieren. Du könntest z.B. die Ergebnisse des Brainstormings oder das Tafelbild nach einer Vorlesung bildlich festhalten, um später damit weiterzuarbeiten oder dich einfacher zu erinnern.
• Einscannen. Verzichte weitgehend auf das Ausdrucken und Ablegen von Dokumenten. Finde eine geeignete Ablagestruktur für Schriftverkehr, Bankauszüge, Rechnungen. Scanne Zeugnisse, Passbilder & Co. – so bist du nicht nur flinker und mobiler, sondern hast wichtige Reisedokumente, verschleierte Passwort-Hinweise und Adressen im Mail-Account gesichert.
• Externer Monitor. Ein zweiter externer Monitor ist eine unglaubliche Hilfe nicht nur für alle, die ausgesprochen visuelle Lerntypen sind. Man kann Drag&Drop-Funktionen bequemer nutzen, behält leichter den Überblick und spart sich oft das Ausdrucken.
• Multifunktionsdrucker. Selbstständige und Studierende werden schon bald einen Drucker kombiniert mit Scanner, Kopierer und Faxgerät unentbehrlich finden. Vorbei sind die Zeiten, als man dafür aufwendig einen Copyshop suchen oder ins Computer-Lab fahren musste!
• Das 10-Finger-System lernen ist ein Muss! Was wäre ein Mechaniker, der sein Werkzeug nicht richtig benutzen kann? Also warum verwendest du immer noch ein 4½ Finger-Harakiri, um deine Texte zu schreiben??? Versuch es mal mit dem kostenlosen Online Trainer: www.schreibtrainer.com
• Und sicher fallen dir einige Dinge ein, die du dir gern einfacher machen möchtest: Sei es die Steuererklärung, die Erstellung von Webseiten, das Bearbeiten von Videos und Fotos oder eine solide Literaturverwaltung – finde die geeignete Software!

Es lohnt sich also, seinen Computer auf Vordermann zu halten und die Potenziale der Technik zu erkennen. Aber es gibt noch weitere hilfreiche technische Errungenschaften, die uns weiterbringen: Pendelst du täglich und hast ungünstige Nahverkehrsverbindungen, erwäge den Kauf eines Rollers oder nutze endlich dein Fahrrad! Oder denke an den Geschirrspüler, dessen Anschaffung schon lange ansteht und reduziere durch einen professionellen Bürostuhl und einen Steharbeitsplatz endlich deine Rückenprobleme!

 

 

 

5. Ein wenig Kreativität darf’s schon sein

Sehr schön, wir haben nun einiges an Klarheit in deinem Umfeld geschaffen! Das heißt aber nicht, dass du alles verbannen oder wegwerfen musst. Bestimmte Dinge bereichern das Leben oder geben einen schönen Kreativitätsfundus. Ich sammele interessante Zeitungsartikel, Witziges und ungewöhnliche Bilder und kann damit meine Seminare unterhaltsamer gestalten. Und es gibt viele Dinge, aus denen sich kostengünstig etwas Tolles zaubern lässt: Comics, Poster, buntes Papier, Postkarten und dies und das – man weiß nie, wann die nächste Party, Hochzeit oder Geburtstagsfeier ansteht und du aus deinem Archiv eine tolle Dekoration oder Geschenkverpackung zaubern kannst…

Zudem können einfache Mittel deine Kreativität und Produktivität erhöhen, z.B. Magnettafeln, auf denen du deine Ziele, Mindmaps oder Ideen aufmalst. Oder Pinnwände, an denen du Witziges, Lehrreiches oder motivierende Bilder ansteckst. Denselben Zweck erfüllen übrigens auch Post-its und Tesastreifen. Mit denen lassen sich an jedem Ort deiner Wohnung Vokabeln, To-dos oder kleine Übersichten aufhängen. Im Moment hängt meine Wohnung voll mit Übersichten und ausgedruckten PowerPoint-Folien voll mit Konzepten der Werbepsychologie, die ich für meine Promotion noch verinnerlichen muss. Weitere Ordnungshelfer sind:

Sammelboxen

Große Vasen, Gläser, Tassen, Fotowände etc. sind perfekt, um viele kleine Dinge in einem Medium zu verstauen und trotzdem schick auszusehen.

Kleine Buchständer

sind ideal für nackenschmerzfreies Studieren und Abtippen von Texten!

Frühstückstablett

Ideal, um darauf entspannt im Halbliegen/im Bett mit dem Notebook zu arbeiten. Und natürlich, um ein krümeliges Frühstück drauf zu futtern.

Hefter mit fester Außenhülle

Ideal, um überall nachdenken zu können und Notizen zu machen: Egal ob im Park, im Zug oder Café.

„Mini-Büro“

Mobiles Arbeiten durch ein kleines Federmäppchen, das die wichtigsten Schreibstifte, Post-its und einen Mini-Tacker beherbergt.

 

Studien belegen:

Nacken- und Rückenschmerzen kosten bis zu 40% der Produktivität!

Dabei helfen einfache Tricks, Nackenschmerzen zu begegnen: Eine externe Tastatur und die Hochlagerung des Notebook-Bildschirms. Oder klaue den Flötenständer deiner kleinen Schwester. Zum nackenfreundlicheren Lesen eignen sich Büro-Ordner. Rechts siehst du den günstigsten Steharbeitsplatz der Welt: ein mit Büchern zur Stabilisation gefüllter Versandkarton.

 

Willst du mehr Tipps, um organisierter und strukturierter zu werden?

Mein Buch Golden Rules wird dir helfen, dein Chaos zu managen und Ordnung zu halten. Darin findest du die wichtigsten Faustregeln für deine persönliche Produktivität und dein Zeitmanagement. Hol dir das Buch, wenn du klarer denken und strukturierter im Job und Alltag werden willst.

 

 

 

 

 

 

 

 

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