E-Mail schreiben:
10 Schreib-Quickies

1. Fasse dich kurz. Die meiste Zeit verliert man beim überkorrekten Verfassen von Mails. Hier gilt: Keep it simple! Schreibe keine ellenlangen Texte, wenn du nur eine Information brauchst oder verbreiten möchtest. Keiner will einen Roman lesen, deswegen:
2. Hilf dem anderen. Markiere Fett, was deine konkrete Anfrage ist. Damit trennst du Hintergrundinfos von der eigentlichen Anfrage. Bei mehreren Fragen gliedere in 1./2./3.
3. Sei eindeutig. Bei Terminabsprachen und Arbeitsanweisungen schaffe klare Rangfolgen: „Wir treffen uns Sonntag 16:00 Uhr am Gendarmenmarkt. Nur dann, wenn sich etwas ändert, dann melde ich mich nochmals bis 13:00 Uhr.“ Oder: „Ich kann Ihnen folgende Termine anbieten (Fett sind Präferenzen): 18.8., 19.8. oder 22.9.“ Damit werden eventuelle Doppeldeutigkeiten, Rückfragen und Unsicherheiten schon vorher ausgeschlossen.
4. To-do-Mails: Bitte deinen Arbeitspartner, für getrennte Aufgaben getrennte Kurzmails zu schreiben. Damit kann man bearbeitete Mails schneller abhaken und verschieben. Manche schreiben sich auch selbst E-Mails, weil sie den Posteingang als To-do-Liste verwenden.
5. 3-(Ab-)Satz-Regel. Drücke deine Mails in drei Sätzen aus: zum Beispiel nach dem Schema: Hintergrundinformationen + Anfrage / Anweisung + Dank / Weiteres. Ist das Thema komplexer, gliedere es in 3 Absätze mit je max. 4–5 Sätzen. Ansonsten gilt:
6. Schreibe Mail-SMS. In „Mail-SMS“ nutzt du nur die Betreffzeile. Somit braucht der andere die Mail gar nicht zu öffnen. Schreibe „ENDE“ an das Ende der Betreff-Nachricht. Das signalisiert, dass nichts weiter im Mailtext kommt. Mitunter wird am Ende des Betreffs „EOM“ für „end of message“ verwendet.
7. A: I: R. Erkläre deinen Kollegen diese Logik: Action: „A: Bitte schicke mir XY – ENDE“. Information: „I: Meeting morgen erst um 12:00 Uhr in Konf2 – ENDE“ –Reminder: „R: Ich brauche das Dokument heute! Danke. – ENDE“ Durch diese Hinweise kann die Mail schnell und eindeutig klassifiziert werden.
8. 3-Minuten-Regel. Schreibe eine Mail schnell zwischendurch, wenn sie nur max. 3 Minuten dauert. Das Schriftstück liegt bereits im Postausgang, während andere das „Todo“ noch auf ihrer Aufgabenliste vermerken.
9. Antworte! Leute fühlen sich sicherer, wenn sie wissen, dass du ein wichtiges Dokument erhalten hast. Auch Freunde wollen nicht drei Monate auf eine Antwort warten. Nutze Mail-SMS und schreibe kurz in den Betreff: „Mail erhalten, DANKE“; „Super ausgearbeitet, alles angekommen – ENDE“; „Viel zu tun im Moment, melde mich nach Prüfungszeit – ENDE“. Dauert nur zwei Sekunden und ist sehr höflich.
10. Ruf an! Bei abstimmungsintensiven Themen: Rufe die entsprechende Person an! Was du mit allen Eventualitäten nicht in einer Stunde aufs Papier bringen könntest, hast du in wenigen Minuten besprochen.

EOM 😉