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Eisenhower-Prinzip: Alles, was du über die Zeitmanagement-Methode wissen musst! ⏰
Defintion: Eisenhower-Prinzip: Wie funktioniert das Eisenhower-Prinzip?
Die Eisenhower-Methode ist ein Zeitmanagement-Tool. Es hilft, deine Aufgaben in eine 4-Felder-Matrix zu klassifizieren. Damit kannst du dich leichter auf deine wichtigen Prioritäten fokussieren:
Stärken und Schwächen der Eisenhower-Methode:
Das Eisenhower-Modell ist gut für eine gute Analyse. Die Schwäche des Konzepts ist jedoch dass sie nichts darüber sagt, wie du Prokrastination überwindest. Denn die wichtigen Aufgaben sind auch die, die uns am meisten Angst machen!
Der größte Fehler im Zeitmanagement ist es, Aufgaben (gründlich und perfekt) zu tun,
die gar nicht getan werden müssten!
Zeitmanagement-Experte & Vortragsredner
Vorlagen als PDF für das Eisenhower-Prinzip
Die Eisenhower-Methode:
Lesezeit: 5-7 Minuten.
Dr. Martin Krengel ist Zeitmanagemnet-Experte, Motivationstrainer und Vortragsredner für agiles Management, Fokus, und Selbstmanagement. Er verfasste 11 Bücher, darunter die Bestseller Golden Rules, Bestnote, Dein Ziel ist im Weg.
Definition & Erklärung der Eisenhower Matrix: Was ist das Eisenhower Prinzip?
Mit dem Eisenhower Prinzip schnell Zeitfresser & Zeitdiebe identifizieren:
Das Eisenhower Prinzip ordnet Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und hilft dadurch enorm, Prioritäten zu setzen. Sicher ist es eine Methode, die auf die jeweilige Situation angewendet und abgewandelt werden muss. Aber es hat keine Nachteile, sie zu versuchen. Mit ihr kannst du deine Zeit viel sinnvoller und besser einteilen. Hier siehst du das Beispiel einer Eisenhower Matrix:
Die Eisenhower Matrix ist ein hilfreiches Denk-Analyse-Tool. Und der Kern vom Eisenhower Prinzip ist es, Tätigkeiten und scheinbare To-Dos ehrlich zu bewerten: Ist diese Aufgabe wirklich wichtig, bringt sie mich in meinem Projekt voran? Oder bilde ich mir das nur ein, weil sie scheinbar leichter zu erledigen ist?
Das Einordnen der Aufgaben in die Eisenhower-Matrix ist eine klassische Zeitmanagement-Übung und eine der zentralen Techniken zum Setzen von Prioritäten (neben dem Pareto-Prinzip und der ABC-Analyse). Sie gibt Aufschluss darüber, welche Aufgaben zuerst und fokussiert abgearbeitet werden sollten, was delegiert werden kann und welche Aufgaben eigentlich gar nicht erledigt werden müssen.
Das Eisenhower Prinzip einfach erklärt
Die Methode wird dem ehemaligen amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower zugeschrieben. Er soll so seine Zeit priorisiert und Aufgaben delegiert haben. Sie wird auch Eisenhower-Matrix oder ABC-Analyse genannt. Die Methode funktioniert so:
Schritt 1: Notieren. Schreibe alle deine Aufgaben auf einen Zettel. Ja, das wars schon, nun los doch, bitte! 😉
Schritt 2: Einordnen. Frage dich: Ist die Aufgabe (wirklich) wichtig? Wie sehr? Hilfreich hierbei ist es, die Perspektive zu wechseln: Was passiert, wenn ich das To-Do nicht erledige? Explodiert die Welt oder merkt es sowieso niemand? Welche Auswirkung hat das Erfüllen der Aufgabe auf mein Leben / das meiner Firma in 2 Jahren? Gehört die Aufgabe zu meinen Kernaufgaben / zu meiner Stellenbeschreibung. Bringt sie mich (deutlich) voran, kann ich daraus extrem viel lernen?
Markiere alle wirklich wichtigen Aufgaben mit einem Textmarker oder einem Sternchen. Markiere dann alle Aufgaben, die „dringend“ sind.Welche der aufgeschriebenen Aufgaben drängeln? Was „muss“ heute oder zeitnah erledigt sein?
Schritt 3: Kategorisieren. Nun schaffe dir Überblick durch das Zeichnen der Eisenhower-Matrix: Ein 4-Felder-Fenster. Diese Matrix kombiniert die beiden Zeit-Kriterien „Wichtigkeit einer Aufgabe“ und „Dringlichkeit einer Aufgabe“. Es ergeben sich vier Fälle / Dimensionen:
Die Zeitmanagement-Methode zum Priorisieren – Das Eisenhower-Prinzip geht auf den ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück
1. Quadrant: Beginnen wir rechts unten, mit Aufgaben die dringend, aber nicht so wichtig sind. Das sind Routineaufgaben, Supportkram, Organisatorisches, die meisten Mails, Anrufe, etc. Diese Aufgaben brauchen wenig geistige Energie und machen und bereiten uns daher wenig Mühe bei der Ausführung. Unser psychisches System lenkt daher die Energie in die Richtung, in der es einfach vorangeht. Aber leider ist das die falsche Richtung. Auch wenn diese Aufgaben irgendwie zum Tag gehören, so bringen sie uns dennoch nicht weiter. Wir wollen die großen Schritte, starke Veränderungen. Erfolg! Oder etwa nicht?
2. Quadrant: Doch was tun „wir“ (ich rede natürlich nur von Arbeitskollegen, wir selbst würden so etwas NIEMALS tun) stattdessen? Wir verzetteln uns nur zu gern. Facebook, Mails, Marathon-Meetings, rumdoktern am Layout eines Textes, einer Präsentation (bevor der Inhalt und die Struktur) steht, sind nur einige Beispiele. Hier ist eine Folie aus meinem Zeitmanagement-Vortrag, mit der ich verdeutliche wie ranken-schlingenartig sich die vielen Kleinigkeiten uns in den Weg stellen.
3. Quadrant: Genau das ist die richtige Frage: Wann erledigen wir die WICHTIGEN DINGE? Oft nur dann, wenn diese auch DRINGEND sind. Durch Deadlines, Termine werden wir motiviert und können plötzlich fokussiert an nur einer Aufgabe arbeiten. Aber auch Konflikte und Krisen fordern die sofortige Aufmerksamkeit.Ein Streit lässt sich nur ungern delegieren. Doch daraus resultiert, dass wir furchtbar gestresst sind, wenn wir wichtige Aufgaben nur dann erledigen, wenn es schon fast zu spät ist. Die Arbeitsqualität leidet, und hinterher sind wir so kaputt, dass wir als nächstes wiederum nur Routine- und Ablenkungsaufgaben erledigen, statt sich einer langfristig wichtigen Aufgabe rechtzeitig und proaktiv zu widmen.
4. Quadrant: Eine traurige Lebenswahrheit ist, dass viele Menschen einfach deshalb unglücklich und erfolglos durchs Leben gehen und nie Karriere machen oder sich ihren Lebenstraum erfüllen, weil sie schlichtweg eine so schlechte Zeitverwendung haben, dass sie einfach NIE zu den langfristig wichtigen aber eben sich nicht dringend machenden Dingen kommen. *ZONK! Aber eben jene sind es, die uns wachsen, vorwärts kommen und rocken lassen.
Das Eisenhower Prinzip: Ein Beispiel
Mein Zweitstudium war nie dringend. Meine Doktorarbeit auch nicht. Es hat keiner bei mir angerufen, und mir in den Hintern getreten, dass ich JETZT eine Weltreise machen muss. Auch war es nicht eilig und dringlich, kein einziges meiner bisher 10 geschriebenen Bücher zu schreiben.
Hätte ich mich nur von dringenden Aufgaben leiten lassen, hätte ich viel mehr Gespräche in meinem Leben geführt, 1.000 mehr Mails beantwortet und hätte viel Energie verballert – wäre aber immer noch dort, wo ich vor 10 Jahren schon stand.
Ich habe den Schalter umgelegt, und investiere meine Energie morgens sofort fokussiert in wichtige, unangenehme, denkintensiver und tendenziell überfordernde Aufgaben.
So, kam ich Schritt für Schritt, meinen Lebensträumen näher. Wer kann schon mit 35 behaupten, dass er nahezu all seine Herzenswünsche, die er mit 25 hatte, bereits verwirklicht hat? Ja, das Eisenhower-Prinzip ist derart mächtig. Es hat mir dabei unglaublich stark geholfen.
Mehr Zeit mit der Eisenhower-Matrix
Mehr Zeit, weniger Stress: Die richtige Anwendung des Eisenhower-Prinzips:
Wichtig & nicht dringend. Für diesen Bereich proaktiv Zeit im Tagesgeschehen blocken! Auf diese Dinge kommt es wirklich an! Dazu gehören beispielsweise Zeitpläne für das laufende Projekt, Bewerbungen für den nächsten Job oder auch die Vorbereitung für den längeren Auslandsaufenthalt.
Wichtig & dringend. Kurzfristig haben diese Dinge Vorfahrt, aber bitte in Zukunft vorbeugen! Versuche außerdem, scheinbar wichtige Aufgaben zu hinterfragen: sind sie wirklich wichtig? Oder wirken sie nur aufgrund ihrer Dringlichkeit so wichtig, können aber schnell entschärft und dann aufgeschoben werden?
Weniger wichtig, aber aktuell / dringend. Hier empfiehlt Eisenhower, diese Aufgaben an eine Assistentin / einen Dienstleister zu delegieren. Wenn du Freiberufler oder am studieren bist, geht das natürlich schlecht, deswegen musst du diesen Bereich möglichst schnell und effizient (gemäß Pareto-Prinzip bzw. 20/80-Regel) abarbeiten! Eine perfekte Ausführung dieser Aufgaben wäre reine Zeitverschwendung, denn sie sind ja nicht wichtig.
Weniger wichtig & nicht dringend. Diesen Bereich so weit wie möglich einschränken! Nimm dir zwar Zeit zur Entspannung und plane Pausen ein. Hier darfst du im Internet surfen, mit Freunden telefonieren und vor dich hin träumen. Aber vergiss nicht, dass deine unerledigten Aufgaben warten.
Das Eisenhower Prinzip zeigt dir eine klare Vorwärtsregel:
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Literatur zum Eisenhower-Prinzip: Hier findest du auch eine Vorlage zur Eisenhower Matrix (PDF): Die „Golden Rules“ präsentieren die wichtigsten 50 Selbstmanagement-Methoden. Schau gern mal rein.
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