Prioritätensetzung – warum sie essenziell für gutes Zeitmanagement ist

Tick. Tack. Tick. Die Zeit schreitet voran. Tack. Unaufhörlich bewegt sich der Sekundenzeiger weiter und es gibt nichts, was wir dagegen tun könnten.

Wir sind stark auf dieses lineare Zeitgefühl programmiert, ja teilweise sogar von ihm abhängig. Wir orientieren uns an der Zeit, treffen danach Verabredungen.

Diese lineare Zeit erleichtert uns nicht nur die Koordination. Sie ist es, die uns das Gefühl gibt, alt zu werden. Sie ist die Zeit, die wir unaufhörlich verlieren, wenn wir sie nicht nutzen.

Wir versteifen uns dann auf eine Aufgabe, sagen, wir hätten viel zu tun und werden unempfänglich gegenüber Chancen, die sich in unserem Umfeld bieten. Doch die lineare Zeit ist nur eine Zeitdimension.

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Das Sprichwort „Die Gelegenheit beim Schopfe packen“ stammt von einer Vorstellung an den langhaarigen griechischen Zeitgott „Kairos“, der sich immer dann zeigte, wenn sich eine günstige Gelegenheit bot. Man musste Kairos dann an den Haaren packen und ihn festhalten – sprich: die Chance nutzen.

Wir alle kennen diese Situationen, in denen Glück und Erfolg nur wenige Taten entfernt zu liegen scheinen. Wenn man eine zündende Idee hat, zögert und kurze Zeit später deprimiert feststellt, dass ein anderer mit einer ähnlichen Idee sehr viel Erfolg hat.

Wenn dich ein netter Mensch anlächelt und du dich nicht traust, ihn oder sie anzusprechen. Oder du plötzlich eine wichtige Person triffst. Wäre es nicht besser, trotz aller Vorbehalte, Ängste und Sorgen gleich zuzugreifen? Es einfach mal zu versuchen? Auch auf die Gefahr hin, dass man Anfangsfehler macht oder nicht gleich die richtigen Worte findet?

Selbst, wenn man keinen Erfolg haben sollte, weiß man wenigstens, woran man ist und kann sich nach Alternativen umsehen. Und wer weiß, wann die nächste Chance kommt? Womöglich nie.

Nicht immer ist langes Überlegen sinnvoll: Wir können es uns gerade in jungen Jahren leisten, spontan zu sein und Fehler zu machen. Lass dich hin und wieder von deiner Intuition leiten und versteife dich nicht auf deine Aufgaben! Du wirst so viele Chancen nutzen können und neue Entdeckungen in spannenden Bereichen machen.

Trainingslager zur Prioritätensetzung

Unterscheide

Lerne wichtige von unwichtigen Dingen zu unterscheiden. Lass dich nicht von der Dringlichkeitsfalle überkommen. Kategorisiere deine Aufgaben:

Wichtig & nicht dringend

Für diesen Bereich proaktiv Zeit im Tagesgeschehen blocken! Auf diese Dinge kommt es wirklich an.

Wichtig & dringend

Kurzfristig haben diese Dinge Vorfahrt, aber bitte in Zukunft vorbeugen.

Weniger wichtig & aber aktuell / dringend

Diesen Bereich schnell und effizient (gemäß 20/80-Regel) abarbeiten.

Weniger wichtig & nicht dringend

So weit wie möglich einschränken.

Effizienzkontrolle: Hast du das Gefühl, dass dir die Zeit davonläuft?

Dann ist es hilfreich, sie für eine Woche festzuhalten durch ein Tagesprotokoll. Notiere alle Tätigkeiten in chronologischer Abfolge:

Wahrscheinlich wird es nach der Auswertung des Protokolls einige Überraschungen geben. Und genau dies ist beabsichtigt! Die Analyse hilft zu erkennen, wobei man unnötig viel Zeit verbringt und dient als Ausgangspunkt für die zukünftige Planung.

• Wenn deine Projektarbeit 70 Prozent ausmacht und deine Service-Verpflichtung 20 Prozent, bleibt für dein Tagesgeschäft kaum mehr Zeit. Sprich mit deinem Chef darüber und sucht gemeinsam nach Lösungen! Schon allein das Sichtbarmachen und die Konkretisierung bringen Dinge an die Oberfläche, machen sie kommunizierbar und damit kann sich auch etwas ändern!
• Überleg, wie du deine Aufgaben effizienter gestalten kannst: Was
  kannst du eliminieren, delegieren, bündeln, schneller machen? Wie
  kannst du deine Zeitinseln ausnutzen? Nutze dafür die Hinweise dieses
  Kapitels/Buches!
• Natürlich darfst du dich auch für all das loben, was du schon schaffst.