Hindern auch dich Transaktionskosten in deiner Produktivität und Effizienz?

Eine Ursache für Ineffizienz: Transaktionskosten

Diese Regel handelt vom Gesetz der Bündelung. Denn alles, was wir tun, erzeugt neben der gewünschten Tätigkeit auch Mehraufwand in Form von Energie, Zeit oder Geld. Ökonomen nennen das „Transaktionskosten“.

Ich mag den Begriff, denn er verdeutlicht das Aufwand/Nutzen-Verhältnis von Handlungen: Brauchen wir für einen Einkauf eine Stunde für den Hin- und Rückweg, ist das zu verschmerzen, wenn es sich um den gesamten Wocheneinkauf handelt. Ist es aber nur eine Kleinigkeit, ist der Aufwand unverhältnismäßig groß.

So lassen sich Transaktionskosten reduzieren

Wartezeiten und Wegstrecken lassen sich vielfältig minimieren: Einmal durch Vermeidung, indem du die Buchhandlung vorher anrufst, um zu klären, ob das gewünschte Buch auch vorrätig ist. Oder durch Senkung, indem du das Buch gleich im Internet bestellst.

Erledigungen sollten zusammen abgearbeitet werden. Sammle alle Einkäufe auf einem Zettel, lege abzugebende Briefe dazu und erledige das, wenn du sowieso einmal schon für einen anderen Termin unterwegs bist.

Sei immer einen Schritt voraus, halte einen permanenten Vorrat an Verbrauchsmaterialien, angefangen von tiefgefrorenen „Reserve-Brötchen“, H-Milch und langlebiger Notnahrung über die Gelben Säcke bis zu Druckerpatronen, Glühlampen, Tacker-Klammern und Klebestreifen.

Versuche, Auswärtstermine an einem Tag zu erledigen oder Vorlesungen so zu legen, dass du 1–2 Tage frei hast, um zu Hause zu lernen. Verbinde Tätigkeiten. Fahre nach getaner Arbeit direkt zum Tango und schaue gleich danach noch kurz auf ein Weinchen bei deinen Freunden vorbei. Oder erledige deinen Einkauf zwischendurch (zumindest im Winter ist das Auto ein geduldiger Kühlschrank).

Ebenso gilt das Prinzip: „Never Walk Alone“. Stelle also deine Wäsche an die Tür und du denkst daran, sie mit in den Keller zu nehmen, wenn du aus dem Haus gehst. Der Müll wartet gern im Kofferraum auf den nächsten Boxenstopp am Container und regelmäßige Patrouillengänge auf dem Weg zur Küche verhindern, dass das Geschirr auf deinem Schreibtisch Beine kriegt.

Hinterfrage auch, ob gewisse Sachen wirklich notwendig sind. Sicher könntest du mit deiner Schniefnase zum Arzt gehen. Leider würdest du spannende Oma-Storys aus dem Wartezimmer verpassen, aber dennoch ist der Weg in die Apotheke wesentlich schneller (und günstiger).

Zu den Transaktionskosten zählen Informations- & Suchkosten

Diese übersteigen nicht selten den Nutzen. Vor allem, wenn man sich unverhältnismäßig lange mit einer Entscheidung aufhält: Zum Beispiel, indem man ein „perfektes“ Restaurant in einer fremden Stadt solange sucht, bis einem vor Hunger so schlecht ist, dass man verzweifelt an der nächsten Imbissbude landet.

Auch kann man sicher darauf verzichten, die 300-seitige Bedienungsanleitung der neuen Waschmaschine in 23 Sprachen zu studieren, vor allem wenn man ohnehin intuitiv weiß, wie das Ding funktioniert. Für den Fall von Computerfehlern muss man sich auch nicht unbedingt einen ausgedehnten Kreis von Informatik-Studierende warmhalten (obwohl das nicht schadet). Meist reicht es, den angezeigten Fehlercode oder Stichwörter (z.B. „Mac /WinXP“ + „Skype“ + „Kamera funktioniert nicht“) zu googeln und du wirst umgehend in spezifische Fachforen gebeamt, in denen andere Opfer der elektronischen Industrie bereits das gleiche Problem lösten.

Das ist eine meiner verlässlichsten Ressourcen (» Farbpalette) neben meiner Freundin Wikipedia. So kann ich circa 90 Prozent aller meiner technischen Probleme binnen 20 Minuten lösen.

Mein Tipp: Hol dir meine kleine Zeitmanagement-Download-Box bestehend aus vielen nützlichen Inhalten aus dem Buch:

Transaktionsnutzen schaffen

Transaktionskosten lassen sich mitunter leicht in Transaktionsnutzen umformen: Fährst du mit der Bahn statt mit dem Auto, lässt es sich vortrefflich arbeiten, telefonieren, nachdenken, Musik hören, Videos sehen, speisen, entspannen und dösen.

Mit einem Notizbüchlein oder einer Lektüre überbrückst du Wartezeiten in öffentlichen Verkehrsmitteln, beim Arzt oder im Restaurant. Lade dir Hörbücher, Podcasts und Sprachkurse auf deinen MP3-Player, um unterwegs und im Auto
die Zeit zu nutzen.

Sortiere in langweiligen Vorträgen deine E-Mails und Dateien, überfliege die Seminarunterlagen, kontrolliere deine Todo-Liste oder denke über ein Problem schriftlich nach – so siehst du wenigstens engagiert aus :).

Bedenke nur, wie effektiv dieses Prinzip sein kann: Nutzt du nur 15 Minuten deiner täglichen Wartezeit aktiver, sind das über 90 Stunden im Jahr. 90 Stunden, in denen man sehr viel erreichen kann! Fünf Bücher lesen. Ein Notizbuch voller Ideen füllen. Oder du lernst 10 Vokabeln am Tag, indem du z.B. Lernkarteien nutzt, Sprachkassetten hörst oder ein Mini-Wörterbuch dabei hast. 10 Vokabeln am Tag addieren sich zu über 3.000 im Jahr. Das ist der Basiswortschatz einer Sprache!

Mentale Rüstkosten

Transaktionskosten entstehen nicht nur in Form von Mehraufwand oder Wegstrecken. Die „mentalen Rüst- bzw. Umstellkosten“ sind mitunter beträchtlich.

Wenn du bei einer konzentrationsintensiven Tätigkeit gestört oder abgelenkt wirst, dauert es bis zu einer halben Stunde, bis du deine Gedanken wieder voll auf diese Tätigkeit konzentrieren kannst. Und je öfter du gestört wirst, desto flacher wird danach deine Konzentrationskurve.

Okay, dir ist klar, dass man Störungen möglichst vermeiden sollte. Doch leider ist das im Alltag nun einmal so, der Chef kommt vorbei und möchte einen Status, ein Kunde braucht deinen Support, eine Studienkollegin will ein Buch ausleihen oder ein Freund braucht Zuspruch.

Da hilft manchmal nur „Plan B“, um die geistigen Umstellkosten von einer Tätigkeit auf die andere möglichst gering zu halten, zum Beispiel durch gedankliche Ankerpunkte: Lies den Absatz schnell zu Ende und markiere die Textstelle, sodass du gleich wieder dort einsteigen kannst. Wenn das Telefon klingelt, schreibe schnell deinen Gedanken auf einen Zettel.

Notiere dir ebenso die wichtigen Informationen und Aufgaben, die sich aus dem (kurz gehaltenen) Telefongespräch ergeben – dann sind die Informationen festgehalten und müssen nicht bis zu ihrer Bearbeitung im Kopf „jongliert“ werden.

Eine gute Faustregel ist die 3-Minuten-Regel: Wenn eine Störung voraussichtlich nicht länger als drei Minuten dauert, dann erledige die Aufgabe sofort, ansonsten verschiebe sie auf später.

Routinen sind darüber hinaus ein fabelhafter Weg, sich schneller in eine Aufgabe hineinzudenken. Indem wir gleiche Dinge immer zur gleichen Zeit erledigen, brauchen wir uns über das Ob und Wann keine Gedanken mehr zu machen (zum Beispiel durch einen Wochenplan).

Selbstanweisungen (wie „Lies-Mich“, „Verfolge mich“, „Schreib mich“, „Erledige-Mich“) auf oder in Dokumente und Dateien zu schreiben und jede andere Form von schriftlich fixierten Zielen (To-do-Listen, Outlook-Erinnerungen etc.) unterstützen den schnellen Arbeitsstart.

Also: Was willst du in deiner Warte- und Pendelzeit Nützliches vollbringen? Was könntest du lernen oder lesen?