Zeitmanagement Tipps: Die 13 besten Zeitmanagement-Methoden im Jahr 2022
Ist gutes Zeitmanagement ein Fremdwort für dich? Möchtest du dem Stress gerne leise adé sagen? Die folgenden 13 Zeitmanagement Tipps stammen aus dem Zeitmanagement-Ratgeber Golden Rules und zeigen dir wie du im Job, Alltag oder Studium effektiver, fokussierter und selbstdisziplinierter wirst.
von: Dr. Martin Krengel | Lesezeit: 90 Sekunden.
Dr. Krengel absolvierte zwei Studiengänge (Psychologie + Wirtschaft) „mit Auszeichnung“ und verfasste 11 Bücher, darunter die Bestseller Golden Rules, Bestnote und Dein Ziel ist im Weg.
Diese 13 Zeitmanagement Regeln solltest du kennen:
Zeitmanagement Tipp, Nr. 1:
1. Setze klare Prioritäten & lege Ziele fest
Effektivität = Die richtigen Ziele haben. Werde dir bewusst, welche Ziele du für Job, Studium und Privatleben hast:
- Welchen Anspruch stellst du an dich selbst?
- Was willst du im Leben / im Job / im Studium erreichen?
- Was möchtest du lernen?
Kläre deine Ziele, dann kannst du leichter Prioritäten für deinen Tag setzen! Oft reicht schon eine kleine Liste mit 10 Wünschen und Vorstellungen.
Tipp: Verbinde diese Ziele gleich mit konkreten Schritten und Aufgaben und mit einem Datum, damit sie in deinem Zeitmanagement leichter umsetzbar werden.
Zeitmanagement Tipp, Nr. 2:
2. Bestimme die Erfolgskriterien
Effektivität = die Tätigkeiten machen, die deinen Zielen wirklich dienen! Es gibt immer Dinge, die dich schneller ans Ziel bringen als andere. Um ein guter Zeitmanager zu werden, solltest du dich zuerst auf diese Punkte konzentrieren.
Erfolg hat nicht derjenige, der am längsten, sondern der am cleversten arbeitet oder lernt.
- Was sind die Dinge, die dich am besten voran bringen?
- Was sind die kritischen Erfolgsfaktoren?
- Wie muss sich deine Arbeitsweise entsprechend ändern?
- Welche Aufgaben musst du anders erledigen, welche weglassen?
Konzentriere deine Energie und Zeitplanung auf diese wichtigen Tätigkeiten, die dich einen größeren Schritt voranbringen und dein Zeitmanagement optimieren!
Brauchst du mehr Motivation? Hier gehts zu meinen Motivationssprüchen.
Behalte die Zeitmanagement-Faustregel im Kopf:
Es gilt eine klare Vorfahrtsregel im Selbstmanagement:
Beginne immer mit wichtigen Aufgaben, und schiebe die kleineren Dinge zwischen die großen Fokus-Blöcke. (siehe auch: Modul 2 der Golden Rules)
🚨 Vorsicht: Oft haben Menschen völlig verdrehte Vorstellungen davon, wie sie ihre Ziele erreichen können. Warum? Lies hier das erste Kapitel aus meinem aktuellen Buch – gratis: Sofort-Download: Kapitel 1 aus „Dein Ziel ist im Weg„.
Zeitmanagement Tipp, Nr. 3:
3. Welche Planungsmethode ist die beste?
Bevor ich lang texte, schau dir bitte das Video an, und entscheide, welche der drei Methoden AKTUELL für dich am besten erscheint. Es gibt keine eindeutige Lösung für dieses Planungs-Dilemma, sondern jede Methode passt in unterschiedlichen Situationen:
Die drei grundlegenden Planungs- und Arbeitsweisen sind:
- Die Ultra-Fokus-Methode (Damit geht es leichter)
- Die Block-Planung (Wochenplan)
- Der Task-Ninja (Meine Stapelattacke, siehe auch Golden Rules S.134/135)
Zeitmanagement Tipp, Nr. 4:
4. Der größte Zeitmanagement-Fehler
Der größte Fehler für dich als Zeitmanager ist, wenn du Aufgaben machst, die überhaupt nicht gemacht werden müssten! Die Faustregel lautet:
Mit bereits 10 Minuten Planung sparst du ca. 1 Stunde Zeit am Tag!
Durch ein wenig Struktur und Aufgaben-Tetris planst du deine To-Dos und Zeit geschickter und sparst viel, sehr viel Zeit.
Wichtige Fragen für erfolgreiche Zeitmanager:
- Wann ist der beste Zeitpunkt für welchen Arbeitsschritt?
- Was muss zuerst erledigt werden, bevor etwas anderes angegangen werden kann?
- Wie lassen sich Dinge kombinieren?
- Welche Mails/Telefonate/Aufgaben kannst du bündeln?
Zeitmanagement Tipp, Nr. 5:
5. Die Häppchen-Taktik
Wie isst man einen Elefanten?
Happen für Happen.
(Das ist ein sehr nettes Sprichwort, oder? Sorry, Vegetarier: „Wie isst man einen Tofu-Spieß?“ klingt einfach nicht so doll … )
Hab keine Angst vor großen Brocken – zerlege sie in kleine Abschnitte und plane die Meilensteine sorgfältig. So kommst du Schritt für Schritt im Zeitplan voran.
Zwischenschritte sind leichter mit Checklisten kontrollierbar. Man nennt diese Zeitmanagement-Technik auch „Salamitaktik„, denn eine Salami würden wir auch nicht auf einmal verschlingen, sondern sie uns Scheibe für Scheibe auf dem Brot schmecken lassen.
Viele kennen die Häppchen-Taktik auch aus verschiedenen Produktivitätsblogs, wo sie als „Timeboxing“ oder abgewandelt auch als „Pomodoro-Technik“ beschrieben wird. Im Grunde liegt der Kern dieses Zeitmanagement-Tipps darin, nicht die Zeit einer Aufgabe anzupassen – sondern die Aufgabe einer bestimmten Zeit.
Zeitmanagement Tipp, Nr. 6:
6. Erledige die wichtigsten Dinge zuerst
Es ist vielleicht der wichtigste Selbstmanagement-Schweinehund-(Aus-)Trick: Lege die wichtigste, denkintensivste, kniffligste Aufgabe bereits am Vorabend auf deinen (aufgeräumten und nun ablenkungsfreien) Schreibtisch.
Lasse den Rechner aus. Dann am morgen, ist das deine „Pole Position“. Du startest gleich voll durch, wenn du noch den Kopf frei und den Körper voller Energie hast (ja, der Rechner ist dann immer noch aus!).
Netter Nebeneffekt: Dein Gehirn wird gleich morgens mit der wichtigsten Aufgabe gefüttert und arbeitet unterbewusst auch bei Unterbrechungen und Pausen an dieser wichtigen Aufgabe weiter.
Damit verringerst du auch die Gefahr, dich zu verzetteln.
Zeitmanagement Tipp, Nr. 7
7. Beachte deinen Biorhythmus (Leistungskurve)
Eine Ausnahme / Ergänzung zu Regel 6 ist deine persönliche Leistungskurve (Biorhythmus). Manche können früh topfit arbeiten, schalten abends aber ab. Andere kommen erst spät in die Gänge.
Finde heraus, wann du als Zeitmanager deine „Hochs“ hast. Stelle sicher, dass du in diesen Zeiten ungestört an deinen wichtigen Aufgaben arbeiten kannst! Lege Routinen und unwichtigere Aufgaben in Leistungstiefs: E-Mails checken, einkaufen gehen und Wohnung putzen kannst du auch in Pausen!
So sind Pausen gleichsam produktiv wie erholsam – denn du bewegst dich, regst dabei die Gehirnaktivität und Muskulatur an, während deine Augen eine Bildschirmpause haben.
Zeitmanagement Tipp, Nr. 8:
8. Fasse gleichartige Aufgaben zusammen
Aufgaben bündeln = Effizienz. Sammle gleichartige Aufgaben auf einer Liste, um diese effizienter abarbeiten zu können. Im Job sind das z.B. Telefonate, E-Mails oder Ablagen, die man gut in einem Block erledigen kann. Im Studium ist es sinnvoll, zeitaufwendige Recherchen, Schreibarbeiten sowie Vorlesungen in Blöcken zu bündeln.
Wenn du mehr dazu wissen willst, klicke auf die Box und ich sende dir gratis weitere Tipps zu:
Zeitmanagement-Tipp, Nr. 9:
9. Vereinfache scheinbar Kompliziertes
Simplify! Denkst du manchmal etwas zu kompliziert? Liegt zu viel Kram in deiner Bude, der dich ablenkt? Hast du dir Sachen vorgenommen, die dich deinen wirklichen Zielen keinen Zentimeter näher bringen?
Dann ist ein „mentaler Frühjahrsputz“ fällig!
Lerne perfektes Zeitmanagement, indem du immer wieder diese Fragen stellst: „Was ist wichtig? Was ist dringend? Was ist keins von beidem?“ (Eisenhower-Prinzip) oder: „Welche 20 Prozent der Aufgaben erbringen 80 Prozent meines Erfolges?“ (Pareto-Prinzip).
Zeitmanagement-Tipp, Nr. 10:
10. Frage andere um Rat
Freunde fragen. Wenn du an einem Problem hängst, nicht weißt, wie etwas funktioniert, oder richtig down bist, frage andere um Rat.
Es müssen nicht unbedingt Fachexperten sein – auch Freunde, Partner oder die Eltern sehen deine Situation objektiver oder haben mehr Erfahrung / Wissen.
Hab keine Scheu, die meisten Leute helfen gern!
Und eine gute Idee ist es auch immer, das Wissen von Experten und anderen erfahrenen Menschen anzuzapfen, durch Bücher, Seminare oder Online-Kurse. Dort bekommst du hilfreiche antworten auf Fragen, die du dir bisher möglicherweise noch nicht einmal gestellt hast!
Zeitmanagement Tipp, Nr. 11:
11. Teile deinen Tag in Sessions ein
Bitte merke dir die einfach Un-Gleichung:
Arbeiten = Fokussieren.
Pause = Du kannst dich wieder öffnen.
Du musst nicht 24 Stunden am Tag erreichbar, online oder gar produktiv sein. Bei den meisten Aufgaben ist es wichtig, dass du diese an einem Stück für ca. 60–120 Minuten (je nach Konzentrationsspanne) abarbeitest, um nicht aus dem Konzept gebracht zu werden.
Schirme dich in diesen Arbeitsphasen ab und rufe Leute in den Pausen zurück.
Zeitmanagement Tipp, Nr. 12:
12. Schaffe Synergien
Menschen = Wünschen.
Die Wissenschaft bestätigt: Wir planen zu optimistisch. Oft ist der Wunsch Vater unserer Pläne – nicht die realistische Einschätzung! Selektiere, frage dich: „Was ist mir wirklich wichtig?“. Nicht alles musst du hinten anstellen: Viele Aufgaben können mit angenehmen Dingen verbunden werden.
Versuche, bei einer Tätigkeit zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen. Das gelingt, indem du deine Aufgaben, Aufträge oder Lernthemen möglichst clever miteinander verbindest.
Zeitmanagement-Tipp, Nr. 13:
13. Schritt-für-Schritt besser werden!
Du wirst leider kein perfekter Zeitmanagement über Nacht. Du brauchst immer wieder neue Impulse, Reflexion und Inspiration. Deswegen habe ich die 50 wichtigsten Zeitmanagement-Prinzipien kurz & griffig für dich aufgeschrieben: In den Golden Rules findest du alles, was du brauchst um effektiver, entspannter und strukturierter zu Arbeiten, Lernen und zu Leben.
Die Zeitmanagement Tipps in Kürze
Fazit:
- Setze Prioritäten + fachliche & persönliche Ziele.
- Bestimme die kritischen Erfolgsfaktoren für dein Ziel.
- Entscheide, welche Arbeits- und Planungsweise die beste für dich ist: A) Ultra-Fokus, B) Block-Planung, C) Stapelattacke
- Setze konsequent Prioritäten.
- Zeitplanung: Gehe Schritt für Schritt vor.
- Zerlege große Aufgaben in kleinere Arbeitspakete.
- Erledige die oberste Priorität zuerst.
- Erreiche Effizienz durch Aufgaben-Bündelung.
- Simplify! Vereinfache Aufgaben & Denken.
- Bitte Experten und andere um Hilfe. Delegiere, wenn möglich.
- Denke in Arbeitsblöcken von ca. 90min mit konkreten Zielen.
- Versuche zwei Fliegen (=Ziele) mit einer Tätigkeit zu schlagen.
- Entspanne dich und genieße den Tag.
Dr. Martin Krengel absolvierte zwei Studiengänge (Psychologie + Wirtschaft) „mit Auszeichnung“ und gründete die Onlinekurs-Akademie Studienstrategie.de.
Er verfasste 11 Bücher, darunter die Bestseller Golden Rules, Bestnote, und Dein Ziel ist im Weg.
Lies wie er vom Chaoten zum Zeitmanagement-Experten wurde: Vita.
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